home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / acctg / acct201 / help2.fil < prev    next >
Text File  |  1991-07-07  |  4KB  |  124 lines
  1.                      INDEX
  2.  
  3.            1. ACCOUNT NUMBERS
  4.            2. ACCOUNT TYPE
  5.            3. ACCOUNT LEVEL
  6.            4. ACCOUNT NAME
  7.            5. SUMMARY ACCOUNT
  8.            6. PREVIOUS MONTHS & CURRENT MONTH
  9.            7. ACCOUNT NUMBERING SYSTEM
  10.  
  11.               1. ACCOUNT NUMBERS
  12.  
  13. The first column headed with the name Acct is
  14. for the number of the Account. These are the
  15. rules:
  16.  
  17. 1. Be sure to leave your primary Checking
  18.    Account number 111, your primary Savings or
  19.    Money Market Account number 112, and your
  20.    Equity Account 33 unless you read the full
  21.    documentation. You can of course change the
  22.    names of the accounts.
  23.  
  24. 2. All Asset accounts must start with the
  25.    numeral 1. (111, 1205, 188, etc.) All
  26.    Liability accounts with the numeral 2, all
  27.    equity accounts with the numeral 3, all
  28.    Income accounts with the numeral 4 and all
  29.    expense accounts with the numeral 5.
  30.  
  31. 3. There are two basic types of accounts,
  32.    Detail accounts and Summary accounts. If an
  33.    account is to be subdivided into two or
  34.    more sub accounts, it is a Summary account.
  35.    If an account is not to be further
  36.    subdivided, then it is a Detail account.
  37.    You may post to Detail accounts but you
  38.    cannot post to Summary accounts. Summary
  39.    accounts merely summarize or total the
  40.    accounts which report to them.
  41.  
  42. 4. There are up to four levels of accounts, 1
  43.    through 4.
  44.  
  45. 5. A Summary account must be one level above
  46.    the account which it summarizes. A Summary
  47.    account may have either Summary accounts
  48.    (if it is to be further subdivided) or
  49.    Detail accounts reporting to it. However, a
  50.    Detail account cannot report to another
  51.    Detail account.
  52.  
  53. 6. Use the sample List of Accounts, amended to
  54.    suit your situation, and you will not have
  55.    to worry about these details.
  56.  
  57.                 2. ACCOUNT TYPE
  58.  
  59. In the column headed Type you should indicate
  60. with an S or a D whether the account is a
  61. Detail account or a Summary account. See
  62. above.
  63.  
  64.                3. ACCOUNT LEVEL
  65.  
  66. In the column headed Lev you should indicate
  67. which of the four levels the account should be
  68. in.  The account should be one level below the
  69. account to which it reports.
  70.  
  71.                 4. ACCOUNT NAME
  72.  
  73. Use any name you wish to use. However, it is a
  74. good idea to use a name that you can readily
  75. recall so that you can avail yourself of the
  76. feature which permits you to enter either an
  77. account number or an account name when
  78. entering data in the transaction journals.
  79.  
  80.               5. SUMMARY ACCOUNT
  81.  
  82. In the column headed Sum Ac you should enter
  83. the number of the account to which this
  84. account will report.  If the account does not
  85. report to a higher account, then enter the
  86. number 0.
  87.  
  88.      6. PREVIOUS MONTHS AND CURRENT MONTHS
  89.  
  90. The Previous Months column will contain the
  91. amounts posted to the various accounts in the
  92. previous months. The Current Month column will
  93. contain the amounts posted during the current
  94. month.
  95.  
  96. You normally cannot change the amounts
  97. in the Previous and Current Months columns
  98. when in the Amend Accounts Procedure. However,
  99. if you select item number two from the
  100. Utilities Menu, you will be enabled to do so.
  101. You should make such changes with the utmost
  102. caution, however, since there is no audit
  103. trail and there is no automatic check of the
  104. balance of debits and credits. This feature is
  105. included for someone who wishes to set up an
  106. initial balance sheet without making a series
  107. of journal entries when doing so.
  108.  
  109.  
  110.           7. ACCOUNT NUMBERING SYSTEM
  111.  
  112. You may use any numbering system consistent
  113. with the above rules. However, I would suggest
  114. merely adding an additional numeral to a
  115. Summary account number for a sub-account. For
  116. example, if your Summary Interest Account
  117. number is 44, you could number your Non
  118. Taxable Interest sub-account 441 and your
  119. Taxable Interest sub-account 442. See the
  120. sample chart of accounts by selecting
  121. "Amending List of Account" (item #1) from the
  122. Utility Menu.
  123.  
  124.                      END.